Vedtekter

Vedtekter for foreningen ”KVANN Kunnskap og Vern Av Nytteplanter i Norge”

 Vedtatt på årsmøtet 2017. Sist revidert årsmøte 17. mars 2024/1. august 2024. 

§ 1 Formål

 “KVANN Kunnskap og Vern Av Nytteplanter i Norge” er en interesseorganisasjon med formål å fremme og bevare plantemangfold. Foreningen virker over hele landet. Foreningens virke er i hovedsak basert på frivillig innsats.

1. Foreningen har til formål å fremme bærekraftig bevaring av plantemangfold til privat hobby avl i Norge.
2. Foreningen skal fremme deling av sunt og sortsekte formeringsmateriale mellom medlemmene, samt formidle kunnskap og generelt bidra til samarbeide om nytteplanter.
3. Foreningen tar mål av seg til å være en sentral grasrotsorganisasjon for bevaring av plantegenetisk materiale med Norden som hovedfokus.
4. Foreningen samarbeider med Norsk genressurssenter, og skal fungere som primærkontakt til private hobbybrukere av det bevarte norske mangfoldet av nytteplanter, i dette samarbeidet.
5. Foreningen fremmer bruk av plantemangfold som ikke er kommersielt tilgjengelig. Deling av materiale tar hensyn til rettigheter og forpliktelser i henhold til norsk regelverk.
6. Foreningens virke fremmer den internasjonale plantetraktats formål om bevaring og bærekraftig bruk av plantegenetiske ressurser, samt rettferdig deling av dette plantemangfoldet til privat hobby avl.
7. Foreningen kan drive prosjekter som fremmer foreningens formål. Nytt mangfold og ny kunnskap som måtte fremkomme under foreningens virke, skal sikres bevart gjennom samarbeide med Norsk Genressurssenter.
8. Foreningen mottar, formerer og fordeler plantemateriale fra de norske klonarkivene mellom foreningens medlemmer. Ved deling av materiale sikres en god plantehelse og at plantenes identitet bevares. Deling skjer maksimalt et nærmere angitt antall ganger, eller et nærmere angitt antall år etter mottakelse av sykdomsfritt og sortsekte formeringsmateriale. Dette defineres etter art og plantegruppe. Etter utløp av tid eller formeringsgenerasjon, rekvireres nytt materiale fra klonarkivene i samarbeid med genressurssenteret.
9. Foreningen inngår en fast langsiktig avtale med Norsk genressurssenter om aktiviteter og virkemåter. Avtalen omfatter tilgang til bevart dokumentasjon av plantemateriale.
10. Foreningen forplikter seg til å registrere formering, spredning og bruk av bevart plantemangfold gjennom plantelister, som rapporteres til Norsk genressurssenter minimum en gang i året.

§ 2 Foreningens navn og adresse

Foreningens navn er «KVANN Kunnskap og Vern Av Nytteplanter i Norge»» og ble stiftet 1.oktober 2016 på Gamle Hvam Museum, 2165 Hvam. Foreningen «KVANN Kunnskap og Vern Av Nytteplanter i Norge» engelske navn er «Norwegian Seed Savers». 

Foreningens adresse er den adresse styret vedtar.

§ 3 Juridisk person

Foreningen er en selveiende og frittstående juridisk person med upersonlig og begrenset ansvar for gjeld. Aksjelovens bestemmelser for styre gjelder i den grad det ikke er beskrevet i vedtektene.

§ 4 Medlemmer

Alle myndige personer kan være medlem av foreningen. Medlemmer forplikter seg til å virke etter foreningens overordnede formål og hensikter. Medlemskap i foreningen er først gyldig og skal regnes fra den dag kontingent er betalt.  Bedrifter, institusjoner og organisasjoner kan være medlemmer, men kan kun delta som observatører uten stemmerett. En rolle som observatør må meldes inn til styret senest en måned før årsmøtet, og godkjennes av styret senest 1 uke innen årsmøtet. Godkjennelse gis for 3 år av gangen. Prosjektmedlemskap knyttes til en ansvarlig person, og denne har stemmerett på lik linke som personlig medlemskap.

§ 5 Stemmerett og valgbarhet

Alle medlemmer, som har betalt medlemsavgift, og unntatt som nevnt i §4 annet ledd, har stemmerett og er valgbare til tillitsverv i foreningen.

§ 6 Kontingent

Kontingenten fastsettes av årsmøtet og betales ved innmelding og fornyes etter 12 måneder via medlemsprofilen på www.kvann.no. Styret kan vedta redusert kontingent som del av en vervekampanje eller til medlemmer som deltar aktivt i frivillig arbeid som støtter foreningens formål.

§ 7 Tillitsvalgtes godtgjørelse

Tillitsvalgte kan motta honorar for sine faste verv. Satsen for styreverv vedtas av årsmøtet. Andre tidsbegrensede og veldefinerte oppdrag kan også enkeltvis kompenseres etter forut inngått avtale med fastsatt beløp. Ved behov kan tjenester kjøpes fra eksterne leverandører. Styret kan inngå slike avtaler.

§ 8 Årsmøte

Årsmøtet, som holdes hvert år i tidsperioden februar til april, er foreningens høyeste myndighet. 

Årsmøtet innkalles av styret med minst 1 måneds varsel, direkte til medlemmene, ved hjelp av e-post. 

Forslag som skal behandles på årsmøtet skal være sendt til styret senest to uker før årsmøtet. Unntak er saker som gjelder §14. 

Fullstendig sakliste må være tilgjengelig for medlemmene senest en uke før årsmøtet. Innkallinga skal inneholde tid og sted for årsmøtet og link til gjeldende vedtekter.

Alle medlemmer har adgang til årsmøtet. Årsmøtet kan invitere andre personer og/eller media til å være til stede. 

Årsmøtet er vedtaksført med det antall stemmeberettigede medlemmer som møter.  Ingen har mer enn én stemme, og stemmegivning kan ikke skje ved fullmakt. 

Møteleder, referent og tellekorps velges av årsmøtet. Styreleder og regnskapsfører velges av årsmøtet.

Årsmøtet kan bare behandle forslag om vedtektsendring som er oppført på sakslisten senest 1 uke før årsmøtet. 

Årsmøtet kan ikke behandle forslag som ikke er oppført på sakslisten, med mindre 3/4 av de fremmøtte krever det. Slik beslutning kan bare tas i forbindelse med vedtak om godkjenning av saksliste.

§ 9 Stemmegivning på årsmøtet

Med mindre annet er bestemt, skal et vedtak, for å være gyldig, være truffet med alminnelig flertall av de avgitte stemmene. Valg foregår enkeltvis. Bare foreslåtte kandidater kan velges. Ved flere kandidater og lik stemmegivning gjøres et omvalg. Hvis det fortsatt er likt stemmetall avgjøres det ved loddtrekning

§ 10 Årsmøtets oppgaver

Årsmøtet skal: 

1. Behandle styrets årsrapport
2. Behandle regnskap i revidert stand.
3. Behandle innkomne forslag.
4. Fastsette årsmøtets forretningsorden med bakgrunn i forslag fra styret.
5. Fastsette kontingent
6. Fastsette honorarer og kompensasjon til styre og ramme for særlige oppdrag
7. Vedta budsjett
8. Velge: a) styreleder og regnskapsfører separat b) styremedlem(mer) og varamedlem(mer), c) valgkomité. Styreleder har ansvar for å koordinere styrets arbeid og representere KVANN som organisasjon. Styreleder delegerer de administrative oppgavene i harmoni med styret.

Styret består av inntil 9 faste medlemmer samt inntil 5 varamedlemmer.

Det benyttes ekstern revisor.

Valgkomiteen består av 3 personer som velges for to år av gangen. Valgkomiteen forbereder kandidater og valg til foreningens styre til foreningens årsmøte. Valgkomiteen legger frem forslag på honorarer for styret og evt. møtegodtgjørelser med andre satser.  

Alle roller velges ved simpelt flertall.

 § 11 Ekstraordinære årsmøter

Ekstraordinære årsmøter holdes når styret bestemmer det, eller minst 1/3 av de stemmeberettigede medlemmene krever det. 

Det innkalles på samme måte som for ordinære årsmøter, med minst 14 dagers varsel.  Ekstraordinært årsmøte kan bare behandle og ta avgjørelse i de sakene som er kunngjort i innkallingen.

§ 12 Styret

§ 12.1 Styrets størrelse

Styret er høyeste myndighet mellom årsmøtene. Foreningen ledes av et styre på inntil 9 medlemmer og inntil 5 varamedlemmer, som mottar alle sakspapirer, og som kan delta uten stemmerett og uten reisegodtgjørelse på alle møter. Når en vara kalles inn har den stemmerett og kan få dekket reiseutgifter. Valgperioden for styremedlemmer er for to år av gangen. Styreleder og plantefaglig leder velges for ett år av gangen.

§ 12.2 Styrets konstituering og rollefordeling

Styret konstituerer seg ved første styremøte etter årsmøtet. Konstitueringen omfatter rollefordeling ikke angitt av årsmøtet.

§ 12.3 Styrets oppdrag

Styret skal:

1. Iverksette årsmøtets bestemmelser.
2. Oppnevne etter behov komitéer/ utvalg/ lag / personer for spesielle oppgaver og utarbeide instruks for disse.
3. Administrere og føre nødvendig kontroll med foreningens økonomi i henhold til de til enhver tid gjeldende instrukser og bestemmelser.
4. Representere foreningen utad.

§ 12.4 Styrets møtefrekvens

Styremøte skal holdes etter behov, dog minst to ganger i året, herav minst ett ved fysisk fremmøte.

§ 12.5 Styrets beslutningsdyktighet

Styret kan fatte vedtak når et flertall av styrets medlemmer er til stede. Vedtak fattes  med flertall av de avgitte stemmene. Ved stemmelikhet teller møtelederens stemme  dobbelt.

§ 12.6 Prokura og signatur

Foreningens signatur tegnes av styreleder og økonomiansvarlig sammen. Styreleder kan delegere signaturoppgaver i regnskapet.

§ 12.7 Styrets virkemåte

Styrets virkemåte framgår av styrets forretningsorden. Møtereferater skal sendes ut til  styrets medlemmer, plantekoordinatorer, og være tilgjengelig  for foreningens medlemmer på forespørsel senest en måned etter styremøter. Styret arbeider ut fra en fast struktur for styremøtenes dagsorden.

§ 13 Organisering

Foreningen er organisert med årsmøte, styre, plantefaglig utvalg, revisorer og valgkomité som beskrevet i § 7 til § 12. Foreningens arbeide skjer gjennom undergrupper. Undergruppenes arbeidsmåte defineres av styret.

Foreningen, v. årsmøtet eller styret, kan ta initiativ til å samarbeide med andre foreninger og organisasjoner om spesielle tiltak. KVANN kan sammen med andre partnere delta i egne styrer for disse tiltakene og tilby å administrere tiltaket økonomisk og på andre måter. Dersom det søkes om særskilte midler for tiltaket, bør midlene settes på øremerket konto for tiltaket i KVANNs bank. Tiltakets styre bestemmer hvordan de tildelte midlene skal brukes og arbeidet gjennomføres. KVANNs representanter i tiltakets styre må passe på at tiltakets bruk av midler og
 arbeid ikke strider mot KVANNs formål, øvrige avtaler og innsats.

§ 14 Vedtektsendring

Endringer i disse vedtekter kan bare foretas på ordinært eller ekstraordinært årsmøte etter å ha vært på sakslisten, og det kreves 2/3 flertall av de avgitte stemmene. Alle forslag til endringer må sendes styret minst 2 måneder før årsmøtet.

§ 15 Tvister

Interne tvister avgjøres av foreningens høyeste organ, årsmøtet, i henhold til alminnelige foreningsrettslige prinsipper.

§ 16 Ansvarsforhold

Foreningen tilstreber å arbeide med sortsekte og/eller vel identifisert materiale, men kan ikke påta seg ansvar for sortsekthet i utdelt materiale. Foreningen tilsikter å arbeide og dele materiale med størst mulig hensyn til å redusere spredning av plantesykdommer, men kan ikke ta ansvar for utilsiktet spredning. Foreningen arbeider forøvrig under hensyn til gjeldende regler for plantehelse og spredning av formeringsmateriale.

§ 17 Oppløsning, sammenslutning og deling

Oppløsning av foreningen kan bare behandles på ordinært årsmøte. Blir oppløsning vedtatt med minst 2/3 flertall, innkalles ekstraordinært årsmøte 3 måneder senere. For at oppløsning skal skje, må vedtaket her gjentas med 2/3 flertall. Det kan velges et avviklingsstyre som skal forestå avviklingen. Det ordinære styret kan velges til avviklingsstyre, og får stilling som avviklingsstyre om intet valg foretas.  Foreningens formue skal etter oppløsning og gjeldsavleggelse tilfalle det formål foreningen arbeider for å fremme ved at de doneres til Det Kongelige Selskap for Norges Vel.